Cách viết thiệp mời khai trương hay và ấn tượng cho thiệp in và online

1. Giới thiệu chung

Trong thế giới kinh doanh năng động hiện nay, một buổi lễ khai trương không chỉ đánh dấu sự ra mắt của một doanh nghiệp mới mà còn là cơ hội quý báu để tạo ấn tượng ban đầu với đối tác, khách hàng tiềm năng và các bên liên quan. Thiệp mời khai trương chính là "người đại diện" đầu tiên, mang thông điệp của doanh nghiệp đến với khách mời trước khi họ thực sự đặt chân đến sự kiện. Một tấm thiệp mời được thiết kế chuyên nghiệp và có nội dung ấn tượng không chỉ truyền tải thông tin cần thiết mà còn phản ánh đẳng cấp, phong cách và thương hiệu của doanh nghiệp.

Ảnh 1: Giới thiệu chung về thiệp mời khai trương

Xu hướng thiệp mời khai trương đang có sự chuyển biến mạnh mẽ. Bên cạnh thiệp mời in truyền thống vẫn giữ vị trí quan trọng trong các sự kiện trang trọng, thiệp mời điện tử (online) đang ngày càng phổ biến nhờ tính tiện lợi, khả năng tiếp cận nhanh chóng và chi phí tối ưu. Nhiều doanh nghiệp hiện đại đang lựa chọn kết hợp cả hai hình thức này để tối đa hóa hiệu quả truyền thông cho sự kiện khai trương của mình.

2. Nội dung cần có trong thiệp mời khai trương

Một thiệp khai trương online hiệu quả cần đảm bảo các yếu tố thiết yếu, bắt đầu từ lời chào mở đầu trang trọng. Thay vì sử dụng những câu chào chung chung, việc cá nhân hóa bằng cách đề tên người nhận cụ thể sẽ tạo cảm giác được tôn trọng và trân trọng. Ví dụ: "Kính gửi Ông Nguyễn Văn A – Giám đốc Công ty XYZ" sẽ tạo ấn tượng tốt hơn nhiều so với "Kính gửi Quý khách".

Ảnh 2: Cách thiết kế thiệp mời khai trương

Tiếp theo, phần thông tin cơ bản cần được trình bày rõ ràng, dễ nhìn bao gồm: tên doanh nghiệp tổ chức, mục đích sự kiện, thời gian diễn ra (ghi rõ ngày, giờ, kể cả ngày trong tuần), địa điểm chi tiết (nên kèm theo bản đồ nhỏ hoặc mã QR dẫn đến Google Maps nếu là thiệp điện tử). Nếu có các hoạt động đặc biệt trong sự kiện như cắt băng khai trương, biểu diễn nghệ thuật, quà tặng hay ưu đãi đặc biệt, hãy nêu ngắn gọn để tạo sự hấp dẫn cho khách mời.

Phần mô tả về sự kiện nên ngắn gọn nhưng đủ thông tin, giúp người nhận hiểu được quy mô và tính chất của buổi khai trương. Đây cũng là nơi bạn có thể giới thiệu sơ lược về doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ nổi bật sẽ ra mắt trong sự kiện, tuy nhiên cần tránh sa đà vào quảng cáo dài dòng.

Cuối cùng, đừng quên lời cảm ơn chân thành và nhấn mạnh ý nghĩa của sự hiện diện của khách mời. Câu kết như "Sự hiện diện của Quý vị là niềm vinh hạnh và động lực to lớn cho chúng tôi trong chặng đường phát triển sắp tới" sẽ tạo cảm giác được coi trọng và tăng khả năng tham dự của người nhận.

3. Thiết kế thiệp mời ấn tượng

Màu sắc đóng vai trò quan trọng trong thiết kế thiệp mời khai trương, không chỉ tạo ấn tượng thị giác mà còn truyền tải thông điệp và tinh thần của thương hiệu. Tại thị trường Việt Nam, màu đỏ và vàng thường được ưa chuộng vì tượng trưng cho sự may mắn, thịnh vượng và phát đạt. Tuy nhiên, việc lựa chọn màu sắc nên phù hợp với bản sắc thương hiệu và lĩnh vực kinh doanh. Ví dụ, các doanh nghiệp trong lĩnh vực thời trang cao cấp có thể chọn tông màu đen, trắng, bạc tạo cảm giác sang trọng; trong khi các doanh nghiệp thân thiện với môi trường có thể ưu tiên gam màu xanh lá.

Ảnh 3: Mẫu thiệp mời khai trương ấn tượng

Đối với thiệp in truyền thống, chất liệu giấy là yếu tố quyết định đến cảm nhận về đẳng cấp của thiệp. Giấy mỹ thuật có định lượng cao (từ 250gsm trở lên), giấy có bề mặt đặc biệt như giấy mờ, giấy bóng, giấy nhũ, hoặc các loại giấy tái chế cao cấp sẽ tạo ấn tượng về sự đầu tư và chuyên nghiệp. Các kỹ thuật in ấn đặc biệt như in nổi, dập nổi, ép kim, cắt laser cũng giúp thiệp trở nên độc đáo và đáng nhớ hơn.

Trong khi đó, thiệp điện tử cần được tối ưu hóa về mặt trải nghiệm người dùng. Một thiệp mời điện tử hiệu quả nên có kích thước phù hợp với cả màn hình máy tính và điện thoại di động, tải nhanh, dễ đọc. Các yếu tố tương tác như hiệu ứng động, nút RSVP (xác nhận tham dự), khả năng lưu ngay vào lịch điện thoại, hoặc liên kết trực tiếp đến bản đồ chỉ đường sẽ tăng tính tiện dụng cho người nhận.

4. Các mẫu lời mời khai trương hay và ấn tượng

Dưới đây là một số mẫu lời mời khai trương phù hợp với các đối tượng và tính chất sự kiện khác nhau:

Với sự kiện trang trọng, quy mô lớn, lời mời có thể viết như sau:

"Kính gửi Ông/Bà [Tên khách mời],

Công ty Cổ phần [Tên công ty] trân trọng kính mời Ông/Bà đến tham dự Lễ Khai trương [Tên cơ sở/chi nhánh mới].

Sự kiện đánh dấu một cột mốc quan trọng trong hành trình phát triển của [Tên thương hiệu], khẳng định cam kết mang đến những sản phẩm/dịch vụ chất lượng cao nhất đến với khách hàng.

Thời gian: [giờ] ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm]

Địa điểm: [địa chỉ đầy đủ]

Chương trình chính:

- [giờ] - [giờ]: Đón tiếp khách mời

- [giờ] - [giờ]: Lễ cắt băng khai trương

- [giờ] - [giờ]: Tiệc chiêu đãi và giao lưu

Sự hiện diện của Ông/Bà sẽ là niềm vinh hạnh và động lực to lớn cho chúng tôi.

Trân trọng,

[Tên người đại diện]

[Chức vụ]"

Đối với các startup hoặc doanh nghiệp nhỏ muốn tạo không khí thân thiện, gần gũi:

"Xin chào [Tên người nhận thân mật],

Chúng mình rất vui mừng thông báo [Tên startup/cửa hàng] sẽ chính thức ra mắt vào:

[giờ] - [ngày] ([thứ trong tuần])

[địa chỉ] (Quét mã QR đính kèm để xem bản đồ)

Đến với buổi khai trương, bạn sẽ được:

- Trải nghiệm đầu tiên các sản phẩm/dịch vụ độc đáo của chúng mình

- Nhận ưu đãi đặc biệt dành riêng cho khách mời: [mô tả ngắn gọn ưu đãi]

- Tham gia các hoạt động thú vị: [liệt kê vài hoạt động nổi bật]

Hãy đến và cùng chúng mình chia sẻ niềm vui trong ngày đặc biệt này nhé!

Vui lòng xác nhận tham dự qua [số điện thoại/email/form đính kèm] trước ngày [ngày].

Thân ái,

Team [Tên thương hiệu]"

Với các đối tác, khách hàng VIP, việc cá nhân hóa lời mời sẽ tạo cảm giác được trân trọng đặc biệt:

"Kính gửi [Tên khách VIP],

Trong suốt [X năm/tháng] qua, sự ủng hộ và tin tưởng của Quý vị đã đồng hành cùng [Tên thương hiệu] trên mỗi chặng đường phát triển. Hôm nay, chúng tôi vô cùng tự hào được mời Quý vị đến tham dự một cột mốc quan trọng – Lễ Khai trương [Tên cơ sở mới].

Đây không chỉ là sự mở rộng về quy mô mà còn là minh chứng cho cam kết không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ, đáp ứng sự tin yêu của Quý khách hàng như Quý vị.

Với tư cách là khách mời VIP, Quý vị sẽ được:

- Tham quan không gian mới trước giờ mở cửa chính thức

- Trải nghiệm độc quyền [dịch vụ/sản phẩm đặc biệt]

- Nhận phiếu quà tặng giá trị [X VNĐ] và ưu đãi riêng biệt

Thời gian: [giờ] ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm]

Địa điểm: [địa chỉ đầy đủ]

Chúng tôi rất mong được đón tiếp Quý vị trong ngày trọng đại này.

Trân trọng,

[Tên Giám đốc/Người đại diện]

[Chức vụ]"

➡️ Tham khảo các mẫu thiệp mời theo chủ đề: 

• Mẫu thiệp mời họp lớp
• Mẫu thiệp tân gia đẹp
• Mẫu thiệp tất niên
• Mẫu thiệp khai trương đẹp
• Mẫu thiệp thôi nôi
• Mẫu thiệp cưới độc đáo

5. Cách gửi thiệp mời hiệu quả

Thiệp in truyền thống và thiệp mời điện tử đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Thiệp in tạo cảm giác trang trọng, thể hiện sự đầu tư và chuyên nghiệp, đặc biệt phù hợp với đối tượng khách mời là các đối tác quan trọng, khách hàng VIP hoặc người lớn tuổi. Tuy nhiên, thiệp in đòi hỏi chi phí cao hơn, thời gian chuẩn bị lâu hơn và khó điều chỉnh nếu có thay đổi phút chót.

Ảnh 4: Cách viết thiệp và nội dung cần có trong thiệp mời khai trương

Ngược lại, thiệp mời điện tử có ưu điểm là chi phí thấp, gửi nhanh chóng đến nhiều người cùng lúc, dễ dàng cập nhật thông tin, và có thể tích hợp nhiều tính năng tương tác. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp có ngân sách hạn chế hoặc hướng đến đối tượng khách hàng trẻ, thân thiện với công nghệ. Tuy nhiên, thiệp điện tử có thể bị bỏ qua trong hộp thư điện tử đầy ắp của người nhận hoặc tạo cảm giác thiếu trang trọng với một số đối tượng khách mời.

Chiến lược hiệu quả nhất là kết hợp cả hai hình thức này. Doanh nghiệp có thể gửi thiệp in cho những khách mời quan trọng, đối tác chiến lược, trong khi sử dụng thiệp điện tử cho số lượng lớn khách hàng tiềm năng. Nếu ngân sách có hạn, việc phân loại khách mời thành các nhóm ưu tiên khác nhau và áp dụng hình thức gửi thiệp phù hợp sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả truyền thông.

Đối với thiệp điện tử, thời điểm gửi cũng rất quan trọng. Nghiên cứu cho thấy email gửi vào giữa tuần (Thứ Ba, Thứ Tư) và vào khoảng 10-11 giờ sáng hoặc 2-3 giờ chiều thường có tỷ lệ mở cao hơn. Với thiệp in, nên gửi trước sự kiện khoảng 2-3 tuần để người nhận có đủ thời gian sắp xếp lịch trình.

6. Những lỗi thường gặp khi viết và gửi thiệp mời

Một trong những lỗi nghiêm trọng nhất là sai thông tin cá nhân của khách mời như tên, chức danh hay tên công ty. Lỗi này không chỉ gây khó chịu mà còn thể hiện sự thiếu tôn trọng và không chuyên nghiệp. Để tránh điều này, hãy kiểm tra kỹ danh sách khách mời và thông tin liên hệ, đặc biệt là tên và chức danh của họ.

Thiếu thông tin quan trọng như địa chỉ chính xác, chỉ dẫn đường đi, quy định về trang phục (nếu có), hay thông tin liên hệ để xác nhận tham dự cũng là lỗi phổ biến. Hãy đảm bảo thiệp mời bao gồm mọi thông tin cần thiết để khách không phải tìm kiếm thêm.

Về mặt thiết kế, nhiều doanh nghiệp mắc lỗi sử dụng quá nhiều yếu tố trang trí, màu sắc rực rỡ hoặc font chữ khó đọc. Thiết kế rườm rà không chỉ làm giảm tính chuyên nghiệp mà còn khiến thông tin chính bị lu mờ. Nguyên tắc "less is more" (càng đơn giản càng hiệu quả) thường áp dụng rất tốt cho thiệp mời khai trương.

Để khắc phục các lỗi trên, doanh nghiệp nên:

- Xây dựng quy trình kiểm tra thông tin chặt chẽ, tốt nhất là có ít nhất hai người kiểm tra độc lập.

- Sử dụng bản mẫu (template) đã được chuẩn hóa để đảm bảo không bỏ sót thông tin quan trọng.

- Ưu tiên sự rõ ràng, dễ đọc trong thiết kế thay vì cố gắng tạo ấn tượng bằng các yếu tố phức tạp.

- Gửi bản thử nghiệm cho một số người trước khi phát hành chính thức.

7. FAQs (Câu hỏi thường gặp)

Thiệp mời cần gửi trước bao lâu?

Thời gian lý tưởng là 2-3 tuần trước ngày diễn ra sự kiện. Gửi quá sớm có thể khiến người nhận quên, trong khi gửi quá muộn sẽ không đủ thời gian để họ sắp xếp lịch trình. Đối với các đối tác quan trọng, có thể gửi thông báo sớm (save-the-date) khoảng 1-2 tháng trước, sau đó gửi thiệp mời chính thức vào thời điểm thích hợp.

Thiệp online có thể thay thế hoàn toàn thiệp in không?

Tùy thuộc vào đối tượng khách mời và tính chất sự kiện. Đối với các doanh nghiệp công nghệ, startup, hoặc sự kiện hướng đến đối tượng trẻ, thiệp online có thể là lựa chọn hiệu quả. Tuy nhiên, đối với các sự kiện trang trọng, chính thức hoặc khi khách mời là các đối tác quan trọng, thiệp in vẫn mang lại giá trị và cảm xúc đặc biệt mà thiệp online khó có thể thay thế hoàn toàn.

Ảnh 5: Gợi ý mẫu thiệp mời khai trương dành cho doanh nghiệp

Làm sao chọn mẫu thiệp phù hợp với doanh nghiệp của tôi?

Bạn nên bắt đầu từ việc xác định rõ thương hiệu, định vị và đối tượng khách hàng mục tiêu của mình. Thiệp mời nên phản ánh bản sắc thương hiệu qua màu sắc, font chữ và phong cách thiết kế. Lĩnh vực hoạt động cũng là yếu tố quan trọng: một spa sang trọng sẽ cần thiệp mời tinh tế, nhẹ nhàng, trong khi một cửa hàng thời trang trẻ có thể chọn thiết kế táo bạo, hiện đại. Đừng ngần ngại tham khảo mẫu thiệp của các doanh nghiệp cùng ngành để có cảm hứng, nhưng hãy đảm bảo thiệp của bạn vẫn mang tính độc đáo.

Thiệp in truyền thống và thiệp online, cái nào hiệu quả hơn?

Không có câu trả lời tuyệt đối cho câu hỏi này vì hiệu quả phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Thiệp in thường có tỷ lệ phản hồi cao hơn và tạo ấn tượng mạnh mẽ hơn, đặc biệt với khách hàng trung niên hoặc cao cấp. Thiệp online có ưu thế về chi phí, khả năng tiếp cận và tính tương tác. Đánh giá đúng đối tượng khách mời, ngân sách và mục tiêu của sự kiện sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.

8. Kết luận

Thiệp mời khai trương chính là cánh cửa đầu tiên mở ra thành công cho sự kiện quan trọng của doanh nghiệp. Một tấm thiệp được chuẩn bị chu đáo với nội dung chuyên nghiệp và thiết kế tinh tế không chỉ truyền tải thông tin mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với khách mời, đồng thời xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho thương hiệu. 

Dù bạn lựa chọn thiệp in truyền thống, thiệp mời điện tử hiện đại hay kết hợp cả hai, điều quan trọng nhất vẫn là bảo đảm thông tin chính xác, đầy đủ và được trình bày một cách rõ ràng, thu hút. Hãy nhớ rằng, thiệp mời chính là ấn tượng đầu tiên, là "người phát ngôn" đầu tiên của doanh nghiệp đến với khách mời. Khi thiệp mời được đầu tư thích đáng, nó sẽ tạo nên sự khác biệt và góp phần không nhỏ vào thành công tổng thể của sự kiện khai trương.

Bài viết được cung cấp bởi Biihappy invitePro - Giải pháp thiệp mời chuyên nghiệp hàng đầu cho doanh nghiệp Việt Nam.